Cómo Planificar las Necesidades de Personal Externo en Proyectos

Cómo Planificar las Necesidades de Personal Externo en Proyectos: Estrategias para Optimizar Recursos y Ajustar la Carga de Trabajo

Te cuento cómo afronté un reto interesante: Al llegar al departamento de Planificación Técnica. Una de mis primeras tareas fue prever la necesidad de personal externo y de contratas para llevar a cabo los proyectos previstos para el próximo año y los dos siguientes. Esto no es tan sencillo como suena, porque no solo se trata de estimar cuántas manos adicionales necesitaremos, sino de ajustarnos a lo que realmente pueden ofrecer las contratas una vez que conocemos su capacidad. Te explico cómo lo hicimos.

Primero, hay que recoger las necesidades territoriales en base a lo que es lo que denominamos Expected Behaviour y después pasar a seleccionar los proyectos en base a unos criterios de rentabilidad o beneficio técnico que te fija la empresa (y no necesariamente por este orden), para luego seguir con un análisis detallado de la carga de trabajo que cada proyecto iba a generar. Para eso, desglosa los proyectos previstos y los divides en etapas clave, como realización de proyectos, gestión de permios, construcción, montaje, inspección y conexión y puesta en servicio, y estimas el personal interno y externo necesario para cada una. Aquí es fundamental basarte en datos de productividad de proyectos anteriores, porque, aunque los tiempos pueden variar de un proyecto a otro, contar con ratios de referencia siempre ayuda a anticipar los recursos con una precisión bastante buena.

Uff... bueno bueno bueno, te preguntaras como "narices" hacemos/hice eso, yo no soy ni era ningún experto en construcción ni en ese tipo de temas... No te preocupes, lo que normalmente se planifica en un Plan de Necesidades son los KPIs o indicadores de desempeño (de los cuales ya hablé en otro artículo) por ejemplo: número kilómetros de líneas AT o BT nuevas, o número de posiciones o maniobras en subestaciones a automatizar o digitalizar.... o lo que sea que utilices en tu empresa, tu céntrate en el número de KPIs que supone cada obra y ya hay otros departamentos de la empresa que si que son expertos en obras y que te traducen cada KPI en lo que hemos dicho., estimación de personal y materiales, y ¡marrón resuelto!, como muchas ves he dicho: el trabajo mejor en equipo, además la gestión mediante KPIs te será útil para hacer seguimientos de desempeño para ti y para los directivos de tu empresa.

Esta información se traslada luego al departamento de logística para que haga las gestiones pertinentes de contratación externa (outsourcing), y la firma de los respectivos contratos marco o los adecue en función de las nuevas necesidades.

Con las necesidades de personal outsourcing a mano, pasé a la siguiente etapa: verificar la capacidad de las contratas disponibles, debes tener en cuenta que los contratos suelen estar compartidos con otros departamentos y es necesario saber de que recursos se dispone. Por otro lado puede ser que ya existan contratos en vigor en cada territorio. Habla con los responsables territoriales de cada equipo de ejecución de trabajos para que en función de sus proveedores cuánta gente podían disponer y en qué periodos. Aquí se trataba de saber, por ejemplo, cuántos operarios o técnicos especializados tendrían disponibles para cada una de las obras, cuántas horas de trabajo podían comprometerse a cubrir y en qué zonas o tipos de obra. Esta fase es clave, porque te permite contrastar las necesidades de los proyectos con la realidad de la oferta de mano de obra. Y a partir de ahí, si veíamos que alguna contrata estaba muy justa de personal para cubrir una fase crítica, tocaba buscar alternativas o replantear algunos proyectos.

Luego viene el ajuste real. Con la capacidad de cada contrata territorial sobre la mesa, el siguiente paso fue reordenar o ajustar los proyectos en el calendario. Aquí la estrategia está clara: dar prioridad a los proyectos que podíamos cubrir con el personal disponible y dejar otros en la reserva para cuando hubiese más recursos. En algunos casos, los proyectos menos urgentes tuvieron que esperar o movimos etapas de proyectos para no sobrecargar a las contratas ni al equipo interno.

Finalmente, hay que desarrollar un plan de contingencia. Las cosas no siempre salen como uno espera, y en ocasiones hay retrasos o cambios de última hora, así que definí una red de contratos marco con varias contratas para poder contar con refuerzos si hacía falta. Esto me permite tener más flexibilidad y capacidad de respuesta en esos momentos críticos donde el trabajo se nos viene encima o cuando surgen imprevistos.

La relación con tu Contrata outsourcing no termina con la firma del contrato. Establece KPIs (Indicadores de Desempeño) desde el inicio y lleva un seguimiento para asegurarte de que se cumplen los objetivos a tiempo. Un buen sistema de evaluación hará que el outsourcing sea un éxito: Seguimiento y KPIs: el éxito está en los detalles

Con esta planificación y estos ajustes, conseguimos anticiparnos a las necesidades, optimizando el uso del personal externo sin desbordar el calendario ni el presupuesto.