La gestión del tiempo (1) : cómo planificar y espantar a esos “enemigos” que te roban horas

A medida que iba subiendo en la empresa, me encontraba que cada vez se me acumulaban más y diferentes tareas y me faltaba siempre tiempo, de tal forma que al final necesitaba dedicar mas horas extra para realizar mi trabajo y finalizarlo in time, me convertí en algo parecido a un adicto al trabajo que casi no tenia tiempo para su familia y amigos. Ahí descubrí la necesidad de aprender a gestionar mi tiempo, una habilidad muy necesaria para todos en estos tiempos que corremos.

Amigos, la cosa es que el tiempo no perdona y si no lo usas bien, se te va como agua entre los dedos. Así que, ¡ojo al dato! Aquí os voy a dar unos truquillos, que a mi me fueron de coña, para sacarle el jugo y gestionar bien mi tiempo y también para no caer en las trampas que nos lo quitan, y es que el tiempo bien aprovechado es tiempo bien ganado.

Ahí va:

1. Primero, ten claras tus metas: Si no sabes a dónde vas, da igual el camino. Esa frase de Alicia en el País de las Maravillas encierra una verdad poderosa: la importancia de tener un propósito o una dirección clara. Si no sabes hacia dónde te diriges, cualquier esfuerzo parece válido, pero también puede llevarte a la deriva, sin resultados concretos. En el trabajo, como en la vida, esto se traduce en la necesidad de establecer metas bien definidas y planes concretos. ¿Vas a optimizar tu trabajo y tener más tiempo para la familia? Pues primero tienes que saber qué quieres lograr: ¿quieres delegar mejor? ¿priorizar tareas más estratégicas? ¿eliminar las distracciones que no aportan valor? Solo cuando sabes a dónde quieres llegar puedes elegir el mejor camino para lograrlo. Define el destino primero: tiempo de calidad para lo importante, y desde ahí ajustas el cómo. Así el camino se hará más claro y, sobre todo, posible. 😉
2. Pon las cosas en orden: No todas las tareas son igual de importantes. Recoge todas las tareas que reclaman tu atención y anótalo en un lugar confiable, luego procesa lo que has capturado y decide qué acciones son necesarias, clasifica y organiza las acciones en listas según su contexto, piensa en qué es urgente y qué es importante de verdad. Si una tarea te ocupa menos de dos minutos resuélvela, limpia tu correo, no pierdas el tiempo en cosas que no te aportan. Usa Métodos como la Matriz de Eisenhower que te ayuden a decidir qué va primero, qué puede esperar y que puedes delegar o eliminar. Delegar tareas no solo alivia la carga de trabajo, sino que también puede mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo. Es importante identificar qué tareas pueden ser delegadas y a quién, para optimizar el uso del tiempo.
3. Divide lo grande en cosas pequeñas: Si tienes un proyecto enorme, no te asustes, ¡trocéalo! Si lo ves por partes, ya no parece tan imposible, y avanzas más.
4. Hazte un horario a prueba de distracciones: Ponte un calendario y márcate bloques de tiempo para las tareas, así no te dispersas y sabes cuánto vas a dedicar a cada cosa. Si te dedicas de lleno en cada bloque, ¡te cunde más! Usa la Técnica Pomodoro (trabajar 25 minutos y luego descansar 5) para concentrarte en empezar y agarrar ritmo.
5. Chequea cómo vas y ajusta: Al final del día o máximo cada la semana, repasa lo que has hecho y lo que no, y ajusta para el día o la semana siguiente. Esto es un ciclo, no una cosa de una sola vez, Revisa regularmente tus listas y actualiza tu sistema.

Esos “enemigos” del tiempo y como plantarles cara

Aquí van esos "enemigos" que nos roban el tiempo y unos consejillos para espantarlos.

1. La temida procrastinación: A todos nos pasa que dejamos lo importante para luego, y así se nos va el día. La procrastinación hay que combatirla estableciendo metas claras y utilizando técnicas como la Técnica Pomodoro para mantener la motivación. Aquí el truco está en arrancar, aunque sea con poco.
2. Evita Hacer varias cosas a la vez: Hacer todo al mismo tiempo parece que ayuda, pero es mentira. Si saltas de una tarea a otra, al final terminas ninguna bien. Haz una cosa a la vez, y termínala antes de pasar a la siguiente. Prioriza tus tareas y evita saltar de flor en flor.
3. La falta de prioridades claras: Si no tienes claro qué es más importante, pierdes el tiempo en tareas que no te llevan a ningún lado. Prioriza de verdad, y revisa la lista de tareas seguido.
4. Interrupciones a la orden del día: Entre las redes sociales, las notificaciones y mil distracciones, se te va el tiempo. Silencia el móvil, cierra las redes, y busca un lugar sin ruidos para trabajar.
5. Sobrecargarse de tareas: Querer hacer mil cosas al mismo tiempo es agotador. No tengas miedo de decir “no” si es necesario, o de pedir ayuda y delegar.

Herramientas que te ayudan

• Listas de tareas: Puedes usar una libreta o aplicaciones como To DO, Todoist ó Trello para ir tachando lo que vas completando. ¡Nada más satisfactorio! pero OjO Estos programas pueden trabajar en modo privado o en modo público, mira dónde, qué y con quien lo compartes.
• Calendarios y recordatorios: Google Calendar o Outlook combinados con Teams, son muy útiles para tener el día estructurado.
• Técnicas de productividad: Métodos como GTD o la Técnica Pomodoro son buenos para organizarte y concentrarte.
• Mindfulness: Practicar mindfulness puede mejorar significativamente la gestión del tiempo y la productividad. Estudios han demostrado que la meditación y otras prácticas de mindfulness pueden reducir el estrés y mejorar la concentración, lo que lleva a una mejor gestión del tiempo.

Conclusión:

El tiempo, amigos, se va volando, y si lo dejas, se te va sin hacer nada importante o que realmente te gratifique. Así que, usa estos truquillos, lucha contra esos enemigos que te roban las horas, y aprende a aprovechar cada minuto. Y recuerda, ¡esto se mejora con la práctica!