Gestión del Tiempo (2): Método GTD (Getting Things Done) ó Cómo organizo mi vida y dejo de preocuparme por todo

Mira, el método GTD (Getting Things Done), para ser honestos, no es ningún truco de magia; es más bien un salvavidas que evita que nos ahoguemos en ese océano de pendientes y proyectos a los que nos enfrentamos a diario los ingenieros industriales. O sea, es como un amigo sensato que te dice: “A ver, aclárate, que tienes demasiado encima”. Vamos, que es una manera de sacarle punta a la organización para que uno pueda enfocarse en lo que realmente importa y dejar de correr como pollo sin cabeza.

David Allen, que es el creador de esta metodología, pensó que si logramos sacar de la cabeza todos esos pendientes y ponerlos en algún sitio donde podamos verlos de manera organizada, seremos más productivos y nos estresaremos menos. Que sí, que esto suena fácil, pero, créeme, llevarlo a la práctica tiene su gracia. La metodología GTD se basa en cinco pasos que, si tienes paciencia, te pueden llevar a domar ese monstruo de mil tentáculos que llamamos “día a día en ingeniería industrial”.

El método GTD es como mi sistema para ponerle orden a la vida y en el trabajo. Básicamente es una manera de capturar todas las cosas que tengo pendientes, aclararlas, organizarlas, revisarlas y ponerme a hacerlas sin tanto estrés. La idea es que, si tengo un sistema confiable, no me desgasto en recordar todo ni en pensar por dónde empezar; simplemente sigo los pasos y avanzo.

Paso a paso para aplicar GTD

Veamos cómo funciona esto, paso a paso, con ejemplos de la vida real, para que no quede solo en teoría.

1. Anotar: ¡Haz el favor de apuntarlo todo!

Aquí empieza la magia. Anotar es básicamente que apuntes todas las tareas que tienes que hacer y que se te crucen por la cabeza, desde esas tareas chiquititas como convocar una reunión, hasta los proyectos mastodónticos que te piden que saques adelante. Imagina que vienes de una reunión donde han hablado de mil cosas: revisar los transformadores en zona rural, analizar la capacidad de la red, reunirte con proveedores para ver materiales... Yo siempre llevo conmigo alguna herramienta para apuntarlo todo; que puede ser una libreta, una app en el móvil, en el portátil o lo que sea, pero el caso es sacar esos pensamientos de la cabeza y dejarlos seguros en algún sitio para no estresarte. Si no haces captura de cada uno de estos puntos, ya puedes despedirte de tu paz mental.

2. Aclarar: Que no te quede nada en el aire

Vale, ahora tienes una lista de tareas, pero si la miras, te das cuenta de que son solo ideas vagas. En esta fase, hay que aclarar cada punto, que no es otra cosa que descomponer lo capturado en acciones concretas. Una vez tengo todo anotado, empiezo a revisar cada elemento y decido qué hacer con él:

Si sí hay que hacer algo, pienso cuál es el siguiente paso concreto. Por ejemplo, si tengo un "terminar presentación", no lo dejo así; más bien lo descompongo en “hacer esquema” o “elegir imágenes”, algo que sé exactamente cómo hacer, por eso en lugar de tener algo tan abstracto como “estudio de capacidad de la red”, conviértelo en algo específico, como “pedir datos de consumo de los últimos 5 años” y “consultar a los técnicos de campo sobre el estado de los transformadores”. Porque vamos, uno no puede completar un proyecto de “estudio de capacidad de la red” así como así. Lo que necesitas es tener claro qué hacer con cada asunto, yo suelo utilizar la matriz de Matriz de Eisenhower que me sirve para priorizar los trabajos por Urgencia e Importancia y la combino con la regla de dos minutos que me dice La regla de los dos minutos es un principio sencillo de productividad que dice que, si tienes una tarea que puedes completar en dos minutos o menos, deberías hacerla de inmediato. La gracia de esta regla es quitarte esas cositas de encima en cuanto aparecen. Así, tienes la cabeza libre para concentrarte en las tareas que de verdad requieren tu atención.

Ejemplo sencillo: llega un correo de alguien solicitando una confirmación o un dato específico. Si responderlo te toma dos minutos o menos, mejor respóndelo de inmediato en lugar de dejarlo en la bandeja. Y si te encuentras con algo que sabes que llevará más de dos minutos, mejor lo anotas para atenderlo después, cuando puedas darle el tiempo que necesita. Y si no necesita acción, puedo eliminarlo, guardarlo como referencia o dejarlo en una lista de "Algún día/Tal vez" si es algo que podría hacer en el futuro, este seria el caso de correos de propaganda o informativos.

3. Organizar: Aquí empieza la verdadera diversión

Ya has aclarado todo y lo tienes como tareas prácticas; pues ahora toca organizarlas. Aquí puedes clasificar por proyectos, por contexto, por prioridades o por lo que mejor te venga. Yo suelo agrupar mis tareas por tipo, proyecto y por el sitio donde voy a realizarlas: “En la oficina”, “Con el equipo de campo”, “En el despacho del jefe” (ya sabes, ese 40% del tiempo que se va entre reuniones y esperas). Lo importante es que tengas cada cosa en su lugar. Y ojo: si algo tiene fecha fija, al calendario. Nada de andar buscando “ese papelito” cuando se acerque la reunión. La organización en GTD es clave para que tengas una visión clara de todo lo que tienes por delante sin volverte loco. Coloca cada tarea o proyecto en una lista específica para que nada se pierda. Yo suelo usar estas:

• Próximas acciones: las cosas que puedo hacer cuanto antes.
• Proyectos: cualquier tarea que necesite más de un paso va aquí.
• En espera: para cosas que dependen de alguien más y estoy esperando.
• Calendario: aquí pongo lo que tiene fecha específica.

4. Reflexionar: Hacer balance de vez en cuando Revisar y Ajustar

Aquí hago la famosa "revisión semanal" donde te tienes que sentar a ver lo que has hecho y lo que te queda, Reviso y Ajusto: Me aseguro de que mis listas estén actualizadas, de que los proyectos van como deben y de que tengo claras mis prioridades, lo que hago es chequear los proyectos en curso y ver si van bien, o si se han quedado en un limbo. Esta revisión es clave para que el sistema funcione, así detectas problemas a tiempo, como, por ejemplo, cuando pides datos y nadie te contesta, y en vez de esperar, pues vuelves a hacerles seguimiento. Este momento de “reflexionar” es clave para ir ajustando y sacar adelante todo lo que has organizado.

5. Ejecutar: Y ahora… ¡a hacer!

Llegados a este punto, ya tienes todo claro y organizado, así que solo queda empezar a hacer las cosas. En GTD, ejecutar es cuestión de enfocarse en la tarea que tienes más a mano, sin darle tantas vueltas. Pongamos que tienes 30 minutos entre reuniones. No pierdas tiempo en pensar qué hacer; vas a tu lista de “acciones próximas” y, si ves que puedes revisar el inventario de materiales de campo en ese rato, pues adelante. La idea es quitarte los pendientes sin más dilación. Con este método ya sabes qué tienes a continuación, y te ahorras esa energía de andar preguntándote todo el tiempo “¿por dónde empiezo?”.

Hago, hago y hago: Aquí es donde elijo qué hacer en el momento. La decisión la baso en:

• Contexto: lo que tengo a mano y dónde estoy.
• Tiempo disponible: si tengo 10 minutos, hago algo rápido; si tengo más, me meto en algo más largo; Si es de mucha envergadura lo programo y suelo echar mano entonces al método Pomodoro; El método Pomodoro divide el trabajo en intervalos de 25 minutos (pomodoros) en los que procuras aislarte de distracciones, seguidos de 5 minutos de descanso. Tras 4 comodoros, se toma un descanso más largo (15-30 min). Mejora foco y productividad. para irlo realizando
• Energía: si estoy a tope, hago algo más demandante; si ando flojo, hago tareas fáciles.
• Prioridad: lo que más urge o lo que tiene más impacto en mis metas

GTD en la vida: la realidad de aplicar esto al trabajo

Y ahora, ¿Cómo aplicamos este método en nuestra profesión de ingenieros? Pues mira, en gestión de proyectos, el GTD ayuda mucho a mantener las cosas en su sitio. Desglosas cada paso, asignas fechas, y te aseguras de no dejar cabos sueltos. Esto es especialmente útil cuando estás en un proyecto de gran tamaño y tienes que lidiar con varias etapas: te da claridad y permite ver el avance, evitando que las cosas importantes se queden en el aire.

Y en las tareas diarias, GTD hace que las mil interrupciones que tienes sean más manejables. Tenerlo todo capturado y organizado significa que, cuando te interrumpen, no pierdes el hilo, porque tienes el plan claro. Además, te ayuda a gestionar mejor el tiempo en cosas como las tareas de tu jefe y otras pendientes de baja prioridad, así que no te cargas con lo urgente y puedes avanzar en lo importante.

¿Por qué uso GTD?

• Libera mi cabeza: Dejo de preocuparme por recordar todo y me enfoco en lo que tengo que hacer, sin estrés y sin miedo a dejarme cosas en el tintero.
• Menos agobio: Siento que tengo control y claridad sobre lo que realmente importa
• Me ayuda a ser productivo de verdad: Ya no pierdo tiempo en cosas que no importan, y avanzo en lo que realmente cuenta.

Consejillos para sacarle el máximo a GTD

• Usa las herramientas que te gusten: Yo suelo utilizar una app simple como Microsoft To Do que es ideal para aplicar GTD sin tantas complicaciones y totalmente integrada en el ecosistema de Microsoft 365 y Outlook, pero también una buena app sencilla y práctica seria Todoist, y sino siempre puedes hacerlo a la antigua usanza con un cuaderno, una libreta o una agenda de papel, el punto es que te sirva a ti.
• Haz una "limpieza mental": Al principio, vacía todo lo que tienes en la cabeza; luego, ya puedes procesarlo todo paso a paso.
• No te saltes la revisión semanal: Esta es clave para no perderle el hilo a tus tareas y ajustar lo que necesites.

en mi caso lo que hice, y que ya os he mencionado, es utilizar una combinación de varios métodos (GTD, Matriz de Eisenhower y Pomodoro) adaptándolos a mi forma de trabajo.

ver: https://experienciasdeuningeniero.com/la-gestion-del-tiempo-1-como-planificar-y-espantar-a-esos-enemigos-que-te-roban-horas/

Moraleja,

El GTD no hace milagros, pero es como ese amigo sensato que te ayuda a poner orden, quitarte el estrés de la cabeza y dejar todo claro para que al final del día te vayas a casa sabiendo que, al menos hoy, tienes las cosas bajo control.

Combínalo a tu aire con otros métodos, te quitaras el estrés, trabajaras más relajado y avanzaras en lo que de verdad cuenta. ¡Dales una oportunidad, que seguro te funciona!

ya me dirás...

y por si si quieres profundizar más y mas hoy te recomiendo este yotub: