Gestiona tu Tiempo, (y de Paso el del Jefe)

Un día me pidieron en mí trabajo que controlara del tiempo que dedicaba en cada uno de los procesos de la empresa con el fin de trasladar los costes incurridos a cada uno de ellos, el resultado no dejo de sorprenderme a mí y lo mismo le ocurrió al resto de mi equipo, ya que el tiempo que dedicaba a los procesos relacionados con mis funciones y desempeños era del orden del 60%, mientras que el 40% restante lo dedicaba a mi jefe, ya sea en despachar con el, en esperar que me atendiera en la antesala de su despacho, en reuniones varias del equipo, y también en tareas que me iba delegando sobre mis hombros… y que muchas veces consistían en apagar fuegos de ultima hora (es decir realizar lo que sea para ayer porque al susodicho se le había traspapelado en su mesa desde hace varios días), y es que la gestión del tiempo en el trabajo aunque debería ser algo directo, en la realidad suele ser diferente. En muchos casos, nos encontramos con que solo una parte de la jornada la dedicamos a las tareas propias, y el resto se va en atender las solicitudes del jefe: reuniones, informes de última hora, y esas esperas en la antesala para ponernos al día. Esto hace que gestionar tu tiempo sea, en realidad, también aprender a gestionar su tiempo.

1. Organiza tu Tiempo (Y el del Jefe También)

Nos ha pasado a muchos: uno planea su día para centrarse en los procesos clave y, cuando menos lo espera, el jefe tiene una reunión, necesita un reporte o te manda una tarea extra. Esto acaba quitándote casi la mitad del tiempo que podrías dedicarle a tus responsabilidades. A menudo en nuestros trabajos tenemos que aprender a gestionar no solo nuestras propias tareas, sino también las demandas de los demás, y muchas veces esas demandas, sobre todo las de los jefes, terminan absorbiendo una cantidad significativa de tiempo.

Es como un equilibrio delicado: por un lado, tienes tus responsabilidades y tareas que tienes bien definidas y que están alineadas con tus objetivos, y por otro, están las interrupciones y solicitudes que, aunque sean urgentes para alguien más, no siempre tienen la misma prioridad o impacto en tu trabajo.

y el tema de "apagar fuegos" es algo que he visto en muchos casos: cuando no se gestionan bien los tiempos o no se planifica con antelación, de repente te ves corriendo a última hora para resolver algo que, por un descuido, ha quedado pendiente. Es un círculo vicioso que puede generar frustración. Y como dije, la gestión del tiempo en este contexto no solo implica organizar tus propias tareas, sino también ser consciente de las demandas externas y cómo gestionarlas de forma eficiente. Lo ideal sería poder establecer límites o al menos estructurar tu tiempo de manera que, aunque tengas que atender esas urgencias, no termines perdiendo el foco de tus funciones principales. Al final, la clave está en aprender a decir "no" cuando sea necesario, delegar cuando sea posible, y comunicar de forma efectiva las prioridades.

Para gestionar este enredo, lo primero es tener clara una agenda compartida y bien estructurada. Si puedes cuadrar los momentos para reunirte y establecer bloques de trabajo propio, te ahorras interrupciones y vas avanzando en tus temas sin tanto “oye, ¿tienes un minuto?”.

2. Usa la Digitalización a Tu Favor

La clave: estructurar una agenda compartida (con con Outlook , Teams o aplicaciones similares), bloquear espacios para tus propios pendientes y crear un sistema para que el jefe esté informado sin necesidad de tantas reuniones. Al final, se trata de mantener la productividad propia y atender las demandas del jefe de forma eficiente y sin tantas interrupciones.

Aquí entra la tecnología como salvavidas. Hoy en día tenemos muchas herramientas que pueden ayudarte a hacer que tu tiempo rinda más y que la comunicación sea más ágil. Aplicaciones como Google Calendar o Outlook te permiten bloquear momentos de trabajo y mostrar cuándo estás disponible para reuniones. También, los tableros de tareas tipo Kanban (como Trello o Asana) son ideales para que el jefe vea lo que llevas avanzado sin tener que llamarte a cada rato. A nosotros lo que nos resulto muy útil fue combinar el Outlook con el Teams, lastima que no lo empezamos a utilizar hasta que llego la pandemia y el trabajo desde casa , y cuando nos reincorporamos a la nueva normalidad seguimos usando estas herramientas incorporándolas a nuestro día a día.

Además, automatizar reportes y notificaciones es otro punto clave: en vez de sentarte cada semana a hacer el mismo informe, puedes configurar uno que se actualice solo, a partir de la bajada de datos de los sistemas y su traslado desde las bases de datos a formularios como el Excel y de estos a presentaciones como Powerpoint o Power-Bi.

La digitalización no solo ayuda a organizarte mejor, sino que facilita que el jefe tenga la información cuando la necesita sin tantas interrupciones, y hasta le puedes enseñar al jefe a sacárselo el solito.

3. Formación en Liderazgo: Más Necesaria de lo que Parece

En cualquier empresa que se respete, la formación en liderazgo debería ser básica para los jefes. Cuando hablamos de liderazgo, no es solo “mandar”, sino aprender a escuchar, organizar, comunicar y entender al equipo. Un jefe bien formado es una ventaja para todos porque sabe cómo guiar, motivar y dejar trabajar sin interferir a cada momento.

La formación ideal debe incluir desde gestión del tiempo hasta uso de herramientas digitales, liderazgo efectivo y cómo delegar de forma inteligente. Esto no es un lujo, es una necesidad. Un jefe bien preparado sabe cómo priorizar, es claro en sus peticiones y organiza el trabajo de forma que el equipo pueda funcionar sin estar apagando fuegos constantemente.

4. Soft Leadership: El Lado Humano del Liderazgo

Aquí es donde entra el soft leadership, una forma de liderazgo centrada en las habilidades blandas, en conectar con el equipo desde la empatía y la inteligencia emocional. Este estilo de liderazgo hace que el jefe no sea solo quien da órdenes, sino un líder que inspira y cuida de su gente. Un buen líder no solo habla de resultados; escucha, apoya y saca lo mejor de cada persona.

La formación en soft leadership abarca:

• Empatía: Entender las necesidades de cada miembro del equipo.
• Inteligencia emocional: Gestionar bien las emociones propias y ajenas.
• Comunicación clara: Escuchar, dar feedback y resolver conflictos de manera constructiva.
• Confianza y colaboración: Crear un ambiente donde la gente quiera participar y sienta que su voz importa.

Este tipo de liderazgo no solo mejora el ambiente de trabajo, sino que también hace que el equipo sea más productivo, ya que todos se sienten valorados y apoyados.

Moraleja

Venga, directo al grano! La empresa debería dar cursillos a los jefes, sin duda. Un jefe que sabe organizarse, gestionar bien el tiempo, y comunicarse sin dar rodeos es un jefe que suma en lugar de restar. Si los entrenan para usar herramientas digitales, liderar con sentido y delegar sin pasarse, tendríamos menos interrupciones, más productividad y un ambiente de trabajo mucho más sano.

No hay que esperar a que sea otra pandemia quien nos enseñe, al final, esto no es solo para que ellos trabajen mejor; es para que nosotros, los que estamos ahí sacando el trabajo adelante, tengamos espacio para hacer lo nuestro sin estar a las órdenes cada cinco minutos. La empresa ganaría porque un equipo motivado y organizado siempre rinde más.

La moraleja aquí es clara: Un buen líder no solo gestiona tareas, sino que sabe gestionar personas, tiempos y relaciones. Si logras que tu jefe entienda la importancia de delegar, escuchar y usar herramientas digitales, todo funciona mejor. La clave no está solo en organizar tu propio tiempo, sino en que todo el equipo, incluidos los jefes, y que todo se organice de manera que nadie pierda tiempo en lo innecesario. La formación en liderazgo humano, la empatía y la comunicación clara hacen que todos trabajen mejor, más felices y sin tanto estrés.

Para tener un trabajo productivo y un equipo motivado, necesitamos una combinación de buena gestión del tiempo, digitalización y liderazgo humano. Gestionar tu tiempo de forma eficiente implica también gestionar el del jefe, usando herramientas digitales para optimizar la comunicación y reducir las interrupciones. La formación en liderazgo no solo debe enseñar a los jefes a organizar y comunicar, sino a liderar con humanidad, escuchando, delegando inteligentemente y sabiendo cuándo intervenir.

Y, por último, el soft leadership es la guinda del pastel: un liderazgo que conecta con la gente desde el respeto, la empatía y la confianza. Si los jefes tienen estas habilidades, toda la empresa se beneficia. Así, podemos hacer nuestro trabajo a gusto, sin tanta interrupción y sabiendo que tenemos un equipo sólido detrás.

Y todos felices y ya podremos comer perdices (si es que encontramos algún sitio donde las sirvan) que esa es otra historia.