Informes de ascensor vs informes de escalera: cómo redactar reportes efectivos

El consejo de mi jefe (y una lección aprendida)

Un día en la oficina, mi jefe me soltó con tono burlón: “Si quieres que la gente se lea tu informe, hazlo corto y pon las conclusiones al principio. Si quieres que nadie se lo lea, o marear la perdiz porque no te interesa que lo lean, hazlo largo y lleno de fórmulas y números de esos que usáis los ingenieros y que nadie os entiende”.

Confieso que en ese momento me reí, pero sus palabras se me quedaron grabadas. Tenía razón: ¿quién no ha bostezado ante un informe interminable? Un reporte demasiado extenso o técnico puede confundir o aburrir a sus lectores, haciendo que pierdan el interés antes de llegar al final.

Desde entonces, cada vez que empiezo a escribir me pregunto: ¿Estoy haciendo un informe de “ascensor” (rápido y directo) o uno de “escalera” (largo y pesado)?

¿Qué son los informes de "ascensor" y de "escalera"?

Llamo informe de ascensor a ese reporte breve y al grano, que puedes leer (o explicar) en lo que dura un viaje de ascensor. Va directo a las conclusiones, sin rodeos. En cambio, un informe de escalera es el que sientes como si subieras a pie 20 pisos: extenso, lleno de tecnicismos, gráficos, datos crudos y fórmulas. Mi jefe lo describía así porque leerlo requiere esfuerzo y tiempo, igual que subir escalones uno tras otro.

¿Y cuál es mejor? Depende del objetivo, pero la realidad es que en el día a día laboral la gente aprecia la claridad y la brevedad. A casi nadie le entusiasma leer 50 páginas para encontrar lo esencial enterrado en la página 47. Por eso, los informes estilo “ascensor” suelen tener más impacto inmediato: presentan primero las ideas clave y conclusiones de forma concisa, de modo que el lector capta rápidamente el mensaje principal. Los informes largos y densos pueden reservarse para anexos técnicos o para quienes de verdad necesiten todos esos detalles. Pero si tu meta es que todos entiendan las conclusiones y actúen en consecuencia, más vale resumir y simplificar.

Yo mismo he pasado por ambas fases: como ingeniero novato, llenaba mis reportes de tablas y ecuaciones (creyendo que así demostraba rigor). ¿El resultado? Pocos los leían completos. Luego entendí que un informe no es un examen para impresionar al profesor, sino una herramienta de comunicación. Si nadie lo lee, no importa cuán brillante sea tu análisis, porque no estará cumpliendo su propósito. 🙄 En cambio, cuando entregaba un resumen ejecutivo de una página con puntos claros, recibía más feedback y preguntas (¡se lo habían leído entero en cinco minutos!).

Claves para redactar informes efectivos

A partir de esa anécdota aprendí una buena lección, casi una moraleja profesional. Con el tiempo fui desarrollando mi propia “guía” para redactar informes que sí se lean. Te comparto algunos puntos clave para lograr un informe tipo ascensor, manteniendo un tono cercano y efectivo:

• Ve al grano desde el inicio: No hagas sufrir a tu jefe o compañeros con introducciones eternas. Comienza tu informe presentando las conclusiones o recomendaciones principales en el primer apartado. Un buen informe resalta lo más importante desde el principio, así captas la atención y permites que incluso quien lea rápido se lleve la idea principal. Piensa que muchos directivos solo leerán el resumen ejecutivo: dales ahí la “chicha” del asunto.
• Sé claro, breve y sencillo: En la redacción, menos es más. Usa un lenguaje llano, frases cortas y evita la paja. No añadas páginas con detalles técnicos irrelevantes que solo alargan la lectura. Un informe eficaz no es el que incluye absolutamente toda la información, sino el que comunica lo esencial de forma clara y directa. Si necesitas incluir datos pesados, colócalos en anexos o gráficos fáciles de digerir.
• Piensa en tu audiencia: Adapta el nivel de detalle y el tono a quienes te van a leer. ¿Es para tu jefe ocupado, para un cliente no técnico o para colegas expertos? Dependiendo del publico del "Target audience", decide cuánto profundizar. Incluye solo la información que realmente importa para el objetivo del informe. Si tu audiencia no es técnica, explica brevemente los pocos términos técnicos que debas usar o evítalos. Al escribir, pregúntate: “¿Esto se entiende a la primera lectura por un no especialista?”. Si la respuesta es no, toca simplificar. Como aconsejan los expertos, usar un lenguaje simple y evitar acrónimos o jerga ayuda a que tu mensaje llegue mejor.
• Estructura y presentación amigable: Aunque haya que ser breves, una buena estructura ayuda muchísimo. Organiza el informe con secciones claras (por ejemplo: Resumen Ejecutivo, Antecedentes, Conclusiones, Recomendaciones). Utiliza viñetas, tablas o gráficos para resumir datos complejos de forma visual. Un informe bien estructurado y con diseño limpio será más fácil de leer y seguir. Recuerda que la legibilidad es clave: un documento ordenado y visualmente atractivo invita a leerlo, mientras que un bloque de texto denso ahuyenta hasta al más interesado.

Conclusión

En resumen, aquella frase de mi jefe sobre el informe de ascensor versus el de escalera se convirtió en una guía práctica y una filosofía de redacción para mí. Hoy por hoy, prefiero los informes de ascensor: cortos, directos y con las ideas principales sirviendo de botón de llamado al entendimiento inmediato. No es que los informes largos no tengan su lugar (a veces son necesarios para documentar a fondo), pero si el objetivo es comunicar eficazmente y lograr que te lean, la moraleja está clara: más vale un informe conciso que llegue al público, que un tocho técnico que nadie pasa de la primera página. Como quien dice, “no por mucho escribir, amanece más leído”. 😉

Al final del día, se trata de encontrar un equilibrio: puedes incluir detalles técnicos, sí, pero no sacrifiques la claridad en nombre de la exhaustividad. Pon las conclusiones al principio, resume los datos clave y guarda las fórmulas complejas para quien de verdad las pida. Así tendrás lo mejor de ambos mundos: un informe entendible que cumple su cometido, y material de respaldo (o anexos) para los interesados. En otras palabras, lleva a tu lector en ascensor hasta la azotea de las ideas principales, y déjale las escaleras solo a quien quiera explorar cada piso en detalle. 🚀

o como diría mi abuelo:

“Lo bueno, si breve, dos veces bueno; y si encima se entiende, ya es la gloria bendita.

¿Tanto número y tanta ecuación,
pa’ que el informe acabe en un cajón?

Fuentes utilizadas:

Azeus Convene (2024) sobre consejos para informes eficaces.

LinkedIn (2023) recomendaciones para informes claros y concisos.